4月23日，东南大学档案馆张继文馆长一行到访中国科学院深圳先进技术研究院（简称“深圳先进院”）调研档案工作。深圳理工大学（筹）党政办公室副主任卜静怡、深圳先进院合成所高级工程师黄小罗、网信办代理主任陈俊宇、档案主办林明香及网信办工程师、区块链工程师、档案专员等共同参与交流。

与会人员先后参观了深圳先进院展厅及综合档案室，了解深圳先进院发展历程、科研成果、人才队伍、成果转化以及大学筹建进程等基本情况。档案专员张璐逐一介绍了综合档案室的配套设施、库房布局、分类体系、以及档案宣传利用等内容。

座谈会上，张继文馆长对深圳先进院勇担科技创新使命，聚焦前沿交叉学科领域取得的成就表示赞赏，并表示双方在科研工作、成果转化以及人才培养有良好的合作基础，希望未来能够加强档案工作的沟通协作，更好的服务院校治理、服务国家科技发展。档案主办林明香以“做好档案工作，服务院校发展”为题，详细介绍了深圳先进院档案工作概况、档案课题研究成果、档案信息化建设、档案资源开发利用情况以及大学档案工作建设进展。黄小罗高级工程师分享了DNA存储技术的特点以及该技术在致力于档案长期保管的积极作用，数字所王余希演示了区块链技术在档案系统中的运用。最后，双方围绕新技术在档案领域的运用、学生和声像档案的管理、档案数据安全和备份等内容进行交流讨论。

此次交流研讨不仅深化了双方对档案工作的理解与认识，更为双方进一步合作奠定了坚实基础。期望未来能够继续加强双方之间的沟通交流，相互学习，共同提升档案工作质量。同时也期待双方能够携手开展档案项目研究合作，共同探索档案事业发展的新路径，为推动档案事业的繁荣发展贡献力量。

东南大学档案馆基本情况

1.场地情况：东大档案馆四牌楼校区3000平，其中档案工作用房1888平方米，校史馆1000平方米平，目前管库面积紧张，正积极筹建新馆。

2.经费情况：业务经费30万/年，信息化经费200万/年，其中100万左右为数字化经费。

3.组织架构及人员队伍：副校长分管，正处级单位，约24人，分为收集指导部、保管利用部、信息技术与编研部以及专门档案部（教职工人事档案室和学生档案室合并而成）；校史研究室14人，挂靠档案馆，由本校建筑设计学院、外部展商、档案馆共同完成规划建设。校史文化网：https://history.seu.edu.cn/18672/list.htm，数字校史馆：http://szxsg.seu.edu.cn/u3d-20190412/web/

4.信息化及设施设备：使用南京轩恩系统，2003年即部署文书档案在线归档，发文即归档，包括正文、修改稿、发文稿流转及签发单；缺点是系统较为老旧。设施设备由网络中心统一管理，档案信息技术部负责提出需求、跟进及验收。此外，为进一步保障档案信息数据安全，正积极争取建设专网。

5.档案备份情况：两校区在线备份2份，离线备份2份，移动硬盘存储，与重庆大学异地备份。

6.保密文件管理：使用涉密机，离线管理，不做数字化。

7.管理重点（建议重点保管有价值、有意义、利用率高的档案）：

(1)学籍学位（利用率极高）:包括学生培养档案、学籍档案等，每人一卷，并进行数字化加工；学生人事档案（个人档案）利用率很高，且不宜使用密集架进行管理，可以不移交档案室，不做数字化，由学生处统一管理，随迁随走；

(2)声像档案（利用率高）：

Ø收集来源：宣传部门、电教中心（课件及课程录像等）。

Ø收集及管理方式：利用U盘、移动硬盘、光盘统一收集，再由档案馆筛选后著录详细信息，上传至档案系统，设置查询权限。

Ø收集范围：包括重要的学术报告、活动、毕业合影、办公建筑等需要重点收集；

(3)基建档案（利用率高）；

(4)文书档案（利用率高）。